Search
Close this search box.

Microsoft 365 Copilot tehostaa yritysten ja työntekijöiden työskentelyä

Microsoft 365 Copilot julkaistiin yritysmaailmaan loppuvuodesta 2023 ja tämä alkoi muuttaa tapaa, kuinka työskentelemme. Tekoälysovellusta valitessa on tärkeää huomioida tietoturva, tietosuoja, käyttötarkoitukset, sekä sovelluksen kyky integroitua olemassa olevaan infrastruktuuriin. Esimerkiksi Microsoft 365 Copilot tarjoaa ratkaisuja, jotka on suunniteltu erityisesti parantamaan yritysten ja työntekijöiden tuottavuutta.

Getafixin toimitusjohtaja Mika Paavola jakaa omia kokemuksiaan Copilotin käytöstä ja nostaa esiin sen edut verrattuna esimerkiksi Google Geminiin, jota hän on myös käyttänyt työssään.

Ennen kuin aloitat – huomioi tietoturva ja -suoja

Meneillään olevassa tekoälyhuumassa helposti unohtuu, että kaikki tekoälypalvelut eivät käsittele tietojasi ja syötteitäsi samalla tavalla. Ilmaisiin tekoälypalveluihin väärin tai huolimattomasti kirjoitetut arkaluonteiset syötteet, kysymykset ja tiedostot päätyvät helposti tekoälymallin opetusaineistoksi ja usein ihmisten luettavaksi. Tietojasi voi näin puolivahingossa päätyä esimerkiksi kilpailijalle heidän esittämänsä kysymyksen vastauksessa.

Tutustu siis palveluiden käyttöehtoihin tai ainakin etsi sieltä kohta, missä kerrotaan, miten tietojasi käytetään palvelussa. Yrityskäyttöön hankittu Microsoft Copilot takaa sen, että tietosi pysyvät vain itselläsi eivätkä ne vuoda tahattomasti muille. Yrityksen onkin hyvä luoda tekoälyohjeistus, jossa määritetään, mitä tekoälypalveluita voidaan käyttää ja mitä tietoa niihin voidaan syöttää.

Kun Copilotia käytetään hakemaan tietoa käyttäjälle yrityksen sisällä sen omista dokumenteista ja tiedoista, se hakee niitä vain käyttäjänsä käyttöoikeuksien sallimissa rajoissa. Tämä on erityisen tärkeää yrityksissä, joissa käsitellään arkaluonteisia tietoja. Mika korostaakin tietojen luokittelua ja käyttöoikeuksien hyvää hallintaa ennen tekoälyn käyttöönottoa. 

Copilot tehostaa työarkea

Microsoftin tutkimuksen mukaan Microsoft 365 Copilotin varhaisen käyttöohjelman käyttäjät raportoivat merkittävistä tuottavuuden parannuksista ja huomattavasta ajansäästöstä. Käyttäjät kokivat Copilotin tehostavan heidän työntekoaan seuraavasti:

  • 64 % totesi Copilotin vähentävän sähköpostien käsittelyyn kuluvaa aikaa.
  • 86 % havaitsi Copilotin helpottavan kokouksissa käsiteltyjen asioiden seuraamista.
  • 84 % mainitsi, että Copilot helpottaa toimimista kokousten jälkeen.
  • 70 % Copilotin käyttäjistä koki olevansa tuottavampia.
  • 73 % kertoi pystyvänsä suorittamaan tehtävät nopeammin.
  • 75 % koki Copilotin säästävän aikaa löytämällä tarvittavat tiedot tiedostoista.

Mika on huomannut samat hyödyt Copilotin käytössä. Copilot auttaa niin päivittäisissä tehtävissä, kuten sähköpostien käsittelyssä, kokousten yhteenvedoissa ja dokumenttien luonnissa kuin ideoinnissa, strategiatyössä ja uuden opiskelussakin.

“Suomi on pieni maa, ja Copilotin suomenkielentuki on parempi kuin Google Geminillä tällä hetkellä. Tämä tekee Copilotista erityisen hyödyllisen ja ylivoimaisen suomalaisessa työympäristössä”, Mika kertoo.

Esimerkiksi Teams-palavereiden jälkeen Copilot voi automaattisesti luoda yhteenvedon, nostaa esiin käyttäjälle annetut tehtävät ja korostaa tärkeitä asioita, vaikka työntekijä ei olisi itse osallistunut kokoukseen. Tämä nopeuttaa päätöksentekoa ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. 

Integrointi ja käyttöönotto

Copilotin käyttöönotto on ollut helppoa, sillä se integroituu sujuvasti Microsoft 365 -työkaluihin, kuten Wordiin, PoverPointiin, Exceliin ja Teamsiin. Kun Copilot on otettu käyttöön, käyttäjät voivat määrittää henkilökohtaiset asetuksensa ja luoda käyttäjäprofiilit, jotka optimoivat Copilotin tarjoamat suositukset ja toiminnot heidän tarpeidensa mukaan. 

“Käyttöönotto oli helppo: klikkaus ja se oli käytössä”, Mika havannoi. Copilot on henkilökohtainen työkalu, joka toimii käyttäjän tarpeiden mukaan. Copilot ei käytä organisaation tietoja avoimen kielimallin kouluttamiseen, mutta Copilot voi myös hyödyntää organisaation olemassa olevaa tietoa ja dokumentteja vastauksien antamisessa. 

Kun dokumentaatio on ajantasaista, hyvin järjestetty ja käyttöoikeudet tietoon on oikein jaettu eri käyttäjäryhmille, pystyy Copilot toimimaan tehokkaasti ja tietoturvallisesti myös yrityksen sisällä. Mika viittaa tähän “digitaalisena konmarituksena”, jossa yrityksen dokumentaatiot pidetään järjestyksessä ja turhat tiedot poistetaan. Tämä on merkittävä etu, kun halutaan hyödyntää organisaation koko tietopohjaa tehokkaasti.

“Kun tiedot on hyvin järjestetty, Copilot löytää juuri sen, mitä tarvitaan,” hän selventää.  Getafix auttaakin yrityksiä Copilotin käyttöönotoissa auttaen räätälöimään sen juuri yrityksen tarpeisiin parhaiten sopivaksi.

Mikan top 3 vinkit Copilotin käyttöön

  1. Sisällöntuotanto tehostuu merkittävästi, erityisesti Wordissa ja PowerPointissa. 
  2. Excel-ohjelmistojen käyttö ja koodaus on helpompaa kuin koskaan aiemmin.
  3. Opiskelu ja uuden tiedon oppiminen nopeutuu, koska se antaa selkeitä vastauksia ja viitteitä tiedon lähteisiin.

Tulevaisuuden näkymät

Tekoälyn käyttö yleistyy entisestään, erityisesti Copilotin kaltaisten työkalujen ansiosta, jotka kykenevät käsittelemään valtavia tietomääriä ja tarjoamaan tehokkaita ratkaisuja. Mikan mukaan pienemmät yritykset voivat hyötyä Copilotin tarjoamista resursseista ja strategisista neuvoista, kun taas suuremmat organisaatiot voivat hyödyntää sen tehokkuutta valtavien tietomäärien hallinnassa

Tulevaisuudessa AI-teknologia tulee muovaamaan työelämää, tehden rutiinitehtävistä entistä automaattisempia ja mahdollistaen työntekijöiden keskittymisen enemmän luoviin ja asiantuntemusta vaativiin tehtäviin. Mika toteaa loppuun:

“Tekoälyn vaikutusta liiketoimintaan ei voi aliarvioida – kyseessä on vastaavanlainen murros kuin internetin tuleminen aikoinaan, joka muokkasi kaikkia toimialoja.”

Mikäli kaipaat luotettavaa IT-kumppania, ja haluat varmistaa Microsoft 365 Copilotin käyttöönoton yrityksesi tilanteen osalta, ota meihin yhteyttä! Me Getafixillä tarjoamme kokonaisvaltaisia IT-ratkaisuja ja tietoturvapalveluita, joiden avulla voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen turvallisin mielin.

Lue myös nämä

Getafix auttaa Microsoft Copilotin käyttöönotossa. Kuvituskuvassa Copilot analysoi reaaliajassa yrityksen palaverin pöytäkirjaa.