Tekoäly on tullut monissa yrityksissä tutuksi kätevänä avustajana, jolta voi pyytää sähköpostiviestin tiivistämistä tai pohjan luonnostelua asiakaskirjeelle. Tähän asti tekoälyn käyttö on kuitenkin vaatinut työntekijältä jatkuvaa läsnäoloa ruudun ääressä ja ohjeiden antamista askel askeleelta.
Microsoft on ottanut seuraavan suuren harppauksen esittelemällä Copilot Cowork -ratkaisun. Se siirtää tekoälyn pelkästä keskustelusta suoraan toimintaan. Kyseessä on digitaalinen työkaveri, jolle voi delegoida kokonaisia tehtäväkokonaisuuksia itsenäisesti suoritettaviksi monivaiheisiksi sillä aikaa, kun asiantuntijat keskittyvät muihin tehtäviin.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten tämä ratkaisu säästää aikaa arjen pyörittämisessä ja miten se toimii turvallisesti yrityksen omassa tietoympäristössä.
Tekoälystä digitaaliseksi suorittajaksi
Copilot Cowork eroaa perinteisistä tekoälyavustajista yhdellä merkittävällä tavalla: se ei vain ehdota asioita, vaan se suorittaa työt loppuun saakka. Kun tekoälylle annetaan tehtävä, se luo itsenäisesti toimintasuunnitelman, hakee tarvittavat tiedot yrityksen järjestelmistä ja alkaa suorittaa tehtävää pilvipalvelussa.
Tietokoneen kannen voi sulkea lounaan tai asiakastapaamisen ajaksi, sillä Copilot Cowork jatkaa työtään taustalla. Työntekijää odottaa palatessa valmis lopputulos.
Tämän tekee mahdolliseksi Microsoftin uusi Work IQ -älykerros. Se tarkoittaa sitä, että tekoäly ymmärtää yrityksen sisäistä asiayhteyttä eli kontekstia: se osaa yhdistellä tietoa sähköposteista, kalentereista, Teams-keskusteluista sekä SharePoint-tiedostoista. Se ei siis vain etsi tietoa julkisesta internetistä, vaan toimii täysin yrityksen arjen ja olemassa olevien tietojen pohjalta.
Miten Copilot Cowork auttaa yrityksiä
Rutiinien siirtäminen digitaaliselle työkaverille helpottaa tavallista työpäivää merkittävästi. Tässä on neljä käytännön tilannetta, joissa Copilot Cowork ottaa tehtävät hoitaakseen:
- Kalenterin ja sähköpostin hallinta: Jos kalenteri täyttyy päällekkäisyyksistä, Cowork pystyy käymään aikataulut läpi. Se tunnistaa tärkeimmät prioriteetit, ehdottaa muutoksia, siirtää kokouksia ja osaa jopa lähettää kohteliaan perumisviestin perusteluineen kokouksen järjestäjälle.
- Kokousmateriaalien valmistelu: Sen sijaan, että työntekijä keräisi tietoja sieltä täältä seuraavaa asiakastapaamista varten, tekoälylle voi antaa toimeksiannon taustamateriaalin valmistelusta. Se käy läpi aiemmat sähköpostit, sopimukset ja muistiinpanot, luo niistä valmiin taustamuistion, rakentaa yrityksen brändin mukaisen PowerPoint-esityksen ja varaa kalenterista valmistautumisaikaa.
- Syvällinen markkina- ja yritystutkimus: Kun yritys tarvitsee tietoa kilpailutilanteesta tai uuden potentiaalisen asiakkaan taloudellisesta tilanteesta, Cowork osaa etsiä virallisia talousraportteja, uutisia ja analyysejä. Se seuloo niistä olennaisen ja tiivistää tiedot selkeäksi raportiksi viitteineen ja lähteineen.
- Toistuvien rutiinien automatisointi (Skills): Monet yrityksen tehtävät toistuvat samanlaisina viikosta toiseen. Copilot Coworkiin voi rakentaa omia taitoja (Skills). Tekoälylle voi opettaa yrityksen oman tavan toimia ja tietyn prosessin – vaikkapa viikoittaisen projektiraportin koostamisen – ja jatkossa se hoitaa homman täysin automaattisesti saman kaavan mukaan.
Kontrolli säilyy aina ihmisellä
Vaikka Copilot Cowork tekee töitä itsenäisesti taustalla, se ei tee suuria päätöksiä omin päin. Turvallisuus ja ihmisen valvonta ovat kaiken keskiössä.
Aina ennen kuin tekoäly suorittaa merkittävän tai herkän toiminnon – kuten sähköpostin lähettämisen asiakkaalle tai kalenterikutsun muokkaamisen – se pysähtyy ja pyytää työntekijältä hyväksynnän. Ruudulta näkee tarkalleen, mitä se on tekemässä, ja yhdellä klikkauksella voi antaa luvan, muokata ehdotusta tai keskeyttää tehtävän.
Tietoturva ja kotimainen luotettavuus keskiössä
Kun tekoäly käsittelee yrityksen sisäisiä sähköposteja ja dokumentteja, tietoturva on luonnollisesti tärkein kysymys. Copilot Cowork toimii täysin Microsoft 365 -ympäristön suojattujen tietoturvarajojen sisällä. Yrityksen tiedot pysyvät vain ja aisoissa omassa käytössä, eikä niitä käytetä tekoälyn yleiseen kouluttamiseen.
Parhaat työkalut ovat niitä, jotka tekevät arjesta sujuvampaa ja turvallisempaa ilman, että työntekijöiltä vaaditaan syvällistä IT-osaamista. Getafix Oy on 100 % suomalaisomisteinen kumppani, joka auttaa yrityksiä ottamaan uudet Microsoft 365 -työkalut ja tekoälyratkaisut käyttöön hallitusti, tietoturvallisesti ja asiantuntevalla paikallisella tuella.
Kun yrityksen IT-perusta on kunnossa, uusien teknologioiden hyödyntäminen on vaivatonta. Getafixin asiantuntijat auttavat rakentamaan luotettavan pohjan yrityksen digitaaliselle tulevaisuudelle. Ota yhteyttä!
