Microsoft 365 Copilot on tekoälypohjainen assistentti, joka integroituu saumattomasti Microsoftin Office-sovelluksiin, kuten Wordiin, Exceliin, PowerPointiin ja Teamsiin hyödyntäen työntekijöiden käyttämiä ja hallitsemia tiedostoja. Sen tavoitteena on tehostaa käyttäjien tuottavuutta tarjoamalla älykkäitä työkaluja helpottamaan sisällön luomista, muokkaamista ja hallintaa.
Tässä artikkelissa käymme läpi, kuinka yritys voi hyödyntää Copilotin ominaisuuksia Microsoft-ympäristön eri Office-sovelluksissa.
Copilot sisällöntuotannon tehostajana Wordissa
Wordissä Copilot auttaa käyttäjiä luomaan ja muokkaamaan tekstiä tehokkaammin. Se voi esimerkiksi kirjoittaa luonnoksia käyttäjän antamien ohjeiden perusteella, ehdottaa tekstin uudelleenmuotoiluja ja parantaa kielen sujuvuutta. Tämä mahdollistaa nopeamman sisällöntuotannon ja vähentää kirjoittamiseen kuluvaa aikaa.
Esimerkiksi olet kirjoittamassa ehdotusta asiakasprojektista. Copilot voi ehdottaa tekstin parannuksia, korvata liian monimutkaiset lauseet selkeämmällä kielellä ja tarkistaa, että tärkeimmät tiedot on esitetty loogisesti ja tiiviisti.
Lisäksi se voi suositella, että lisäät visuaalisia elementtejä, kuten kaavioita ja kuvia, jotka tekevät raportista helpommin ymmärrettävän.
Excelin analyysit ja visualisoinnit uudelle tasolle Copilotin avulla
Excelissä Copilotin avulla käyttäjät voivat analysoida tietoja tehokkaammin. Sen avulla voidaan luoda kaavioita, pivot-taulukoita ja tunnistaa trendejä datasta. Lisäksi Copilot voi opastaa käyttäjiä Excel-komentojen käytössä ja ehdottaa kaavoja käyttäjän kysymysten perusteella. Näin käyttäjä tietää heti, millaisia kaavioita Excelissä on mahdollista käyttää, jolloin myös haastavat analyysit ovat helpommin lähestyttäviä.
Jos esimerkiksi et ole varma, miten pivot-taulukko luodaan, Copilot voi ehdottaa oikeita kaavoja ja ohjata sinut askel askeleelta oikeaan suuntaan. Se voi myös analysoida datan ja ehdottaa, mitkä analyysit voivat tuoda lisäarvoa, esimerkiksi näyttää, mitkä tuotteet ovat suosituimpia tietyillä maantieteellisillä alueilla.
PowerPoint-esitysten luonti ja muokkaus Copilotilla
PowerPointissa Copilot voi auttaa käyttäjiä luomaan esityksiä, jotka tiivistävät tietoa valituista Word-dokumenteista ja Excel-taulukoista tai käyttäjän antamista ohjeista. Se voi myös säätää tekstin muotoilua, animaatioiden ajoitusta sekä esityksen tyyliä ja pituutta käyttäjän toiveiden mukaan, mikä vähentää tarvetta manuaalisille muutoksille.
Jos esimerkiksi suunnittelet esitystä markkinointiin, Copilot voi ehdottaa dioja, jotka tiivistävät tärkeimmät asiakassegmentit ja jopa visuaaliset elementit, kuten infografiikoita, joiden avulla viestisi erottuu. Se voi myös ehdottaa diojen järjestystä ja lisätä animaatioita esityksen sujuvuuden parantamiseksi.
Copilot tekee muistiinpanot puolestasi Teams-kokouksissa
Teamsissä Copilot tarjoaa työkaluja kokousten hallintaan. Se voi esimerkiksi valmistella tietoja tulevia kokouksia varten, litteroida kokouksia ja tarjota yhteenvedon, jos käyttäjä liittyy myöhässä tai ei pääse paikalle.
Kokouksen jälkeen Copilot voi myös tiivistää keskustelun pääkohdat, listata tärkeät toimenpiteet ja vastata kokouksessa käsiteltyihin kysymyksiin. Tämä helpottaa tiedonkulkua ja varmistaa, että kaikki osallistujat, myös ne jotka ei päässyt paikalle, ovat ajan tasalla.
Esimerkiksi kokous, jossa käsitellään monimutkaisia asiakastilanteita voi Copilot kerätä keskustelun pääkohdat ja luo toimenpide-ehdotuksia, jotka lähetetään kaikille osallistujille. Näin varmistetaan, että kaikki kysymykset ja tehtävät tulevat käsitellyiksi ilman, että niitä tarvitsee erikseen muistaa.
Yhteenveto
Microsoft 365 Copilot on monipuolinen työkalu, joka integroituu keskeisiin Office-sovelluksiin tarjoten käyttäjilleen älykkäitä ratkaisuja sisällön luomiseen, analysointiin, hallintaan, ja kaikkiaan työn helpottamiseen. Sen avulla käyttäjät voivat tehostaa työskentelyään, parantaa tuottavuuttaan ja keskittyä enemmän strategisiin tehtäviin rutiinitehtävien sijaan. Seuraava askel yrityksille voisikin olla tutustuminen Copilot Studioon ja Copilot Agentin rakentamiseen.
Kaikkiaan näiden ominaisuuksien avulla Copilot mullistaa tapamme työskennellä ja hyödyntää tekoälyä päivittäisissä tehtävissämme, jotta voisimme keskittyä tekemään työtämme entistä tehokkaammin.
Mikäli kaipaat luotettavaa IT-kumppania, ja haluat varmistaa Microsoft 365 Copilotin käyttöönoton yrityksesi tilanteen osalta, ota meihin yhteyttä! Me Getafixillä tarjoamme kokonaisvaltaisia IT-ratkaisuja ja tietoturvapalveluita, joiden avulla voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen turvallisin mielin.
